1. Waarom doen jullie als Gemeente Leiden aan politieke monitoring?
Wij volgen een groot aantal nationale dossiers waarbij je voorop wil lopen omdat deze voor de stad van belang zijn. Je moet weten hoe besluitvorming werkt. Dit betekent dat we nauwgezet willen weten wat er speelt op relevante dossiers en het nationale beleid. Daarnaast is politieke monitoring zeer belangrijk voor het public affairs team maar ook voor de hele organisatie. We hebben al behoorlijk wat actieve Polpo gebruikers. Het is van belang dat er ook bewustwording wordt gecreëerd. Voor veel beleidsmedewerkers is het goed om te zien wat er komt kijken bij hun beleidsterrein en hoe de werking van besluitvorming in elkaar zit. Politieke monitoring laat zien dat je niet hoeft te wachten tot de definitieve vorm wordt gepresenteerd maar dat vroeg in het proces van besluitvorming er allerlei kansen zijn om je thema onder de aandacht te brengen.
2. Kan je iets over Gemeente Leiden zelf vertellen, wat je voor de burger/inwoner wil bereiken?
Wij zien de Rijksoverheid en de verschillende ministeries steeds meer als een samenwerkingspartner. Hoe beter je elkaar kent hoe beter je kan samenwerken. Deze behoefte om Public Affairs zo in te richten kwam ongeveer vier jaar geleden. We hebben het Rijk nodig als een partner die met ons meedenkt. Je wil de werelden van de gemeente en de Rijksoverheid verbinden. Je bent uiteindelijk samen één overheid die aan gezamenlijke vraagstukken werkt. Dan moet je elkaars taal kennen, hoe besluitvorming tot stand komt, hoe debatten verlopen, hoe partijen erin staat, enzovoort. Leiden Bio Science Park is een banenmachine voor de stad en de regio. Als je dat zo wil houden, moet je weten wat er in Den Haag speelt. Je moet een duurzame relatie houden met Den Haag en dat kan alleen als je weet wat er speelt. Zo maak je de verbinding tussen Den Haag en de (Leidse) inwoners.
3. Wat volgen jullie qua onderwerpen, wat is belangrijk voor jullie?
Wij werken met een aantal (Public Affairs/strategische) missies. Ten eerste, de ontwikkeling van het Leiden Bio Science Park. Ten tweede de “space” sector. Ten derde, de ontwikkeling van de OV-knoop Leiden Centraal als één van de belangrijkste knooppunten in Zuid-Holland, het mobiliteitsnetwerk is namelijk toe aan de volgende stap in de ontwikkeling. Dat is de basis van heel de verstedelijking. Ten vierde, dit zijn een aantal nieuwe ontwikkelingen, namelijk het biodiversiteitsherstel en klimaatadaptatie. Dit speerpunt van de stad zijn we op dit moment nog aan het verkennen en kijken wat we kunnen doen. Op dit speerpunt gebeurt erg veel en Polpo helpt enorm om hier een overzicht van te krijgen. Via Polpo kan je bijvoorbeeld snel zien wie zich bezighouden met dit onderwerp, ook op Europees niveau. We kunnen hierin nog beter samenwerken met het Rijk.
Ten slotte, “gezonde stad” is verwant met het Leiden Bio Science Park maar is ook weer een stuk breder zoals bijvoorbeeld in preventie, sport en bewegen en ruimtelijke inrichting. Het is voor Leiden een kansrijk thema. Op dit moment zijn we nog aan het kijken hoe we dit gaan aanpakken. “Gezonde stad” gaat ook in samenwerking met Universiteit Leiden, Naturalis, LUMC, de Hogeschool, etc.
Als Polpo ergens meegeholpen heeft is het wel de discussie over de kinderhartcentra’s. Dat was van Kerst tot de voorjaarsvakantie een urgent thema. Met Polpo ben je ineens de best geïnformeerde. Tweede Kamerleden sturen ons soms twee of drie dagen later iets door terwijl wij die stukken al via Polpo hadden ontvangen. Voor losse casussen is Polpo handig. Daarnaast geeft Polpo je een strategisch voordeel in verhouding tot andere partijen die geen Polpo gebruiken. Als er moties worden ingediend of als je iets wil terugkijken is Polpo heel handig. Tegelijkertijd kan je het ook als zoekmachine gebruiken waarbij alles in één overzicht staat. Je kan natuurlijk ook via Google alerts bepaalde stukken zoeken maar dan krijg je een waslijst aan dingen die niet relevant zijn omdat je alleen stukken van bijvoorbeeld ministeries, de Rijksoverheid en/of de Tweede Kamer wil hebben.
4. Hebben jullie een bepaald doel dat jullie willen bereiken met 1 van de bovengenoemde missies?
Dit zijn missies met een langere termijnperspectief. Dit zijn de belangrijkste opgaven waar je jaren mee bezig bent. Daar hebben we een goede positie in en die willen we vasthouden. Eind van dit jaar bepaalt het kabinet de inzet van ESA, belangrijk voor de investeringen in de spacesector. Die informatie zullen we ongetwijfeld via Polpo direct binnenkrijgen wanneer dit wordt gepubliceerd.
5. Hoe helpt Polpo?
Ik maak veel gebruik van de monitoringsfunctie. Het prettige aan Polpo is dat het allemaal op één plek samen komt. Of het nou gaat om een motie, beleidsstuk, verkenning van een minister, zelfs stakeholderberichten, alles komt samen. Als je meer informatie terug wil zoeken kan je dit doen met de datumfunctie. Het bespaart tijd, het is geautomatiseerd en je hebt meer tijd voor je analyse. Het moment dat je dat document op een andere manier toegestuurd hebt gekregen, via Google bijvoorbeeld, moet ik in dat document nogmaals gaan zoeken wat het trefwoord is. Bij Polpo hoeft dat niet, ook zie je namelijk hoe vaak het trefwoord in een document voorkomen. Als het woord één keer erin voorkomt zal het vermoedelijk minder relevant zijn dan een stuk waarin dat woord veel vaker voorkomt. Het wordt een automatisme in je systeem.
6. Wat helpt precies, welk deel, EU/Agenda/intern versturen wat helpt van het platform specifiek?
We kunnen doormiddel van de bladwijzers onze expertise snel inzetten om een document in een context te zetten. Doormiddel van slimme functies in Polpo duiden we documenten snel en kunnen we deze vervolgens ook gemakkelijk delen. Het platform biedt veel functionaliteit om informatie met collega’s of externen te delen.